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Prozessmodellierung Campusfestivals

Prozessmodellierung für Campusfestivals - Was soll das?

Die Organisation von öffentlichen Veranstaltungen stellt die Verantwortlichen vor vielfältige organisatorische Schwierigkeiten. Von bürokratisch notwendigen Verfahren, über die Organisation des Programmes, des Veranstaltungsortes, der Verpflegung und der Sicherheit gibt es sehr viele wichtige Punkte, die im Auge behalten werden müssen und von deren Funktionieren der Erfolg der Veranstaltung abhängt. Dazu sind langjährige Erfahrungen und genaue Kenntnisse der detaillierten Prozesse notwendig. Vor allem für Einsteiger in diesem Bereich ist die Komplexität und Vielfältigkeit der Aufgaben und Erfordernisse nur schwer zu handhaben, da häufig das Wissen um die einzelnen Notwendigkeiten (noch) nicht vorhanden ist. Diese werden dann auf „die harte Tour“ gelernt – durch Versuch und Fehler.

Besonders betroffen davon sind regelmäßige Veranstaltungen mit häufig wechselndem Organisationsteams. Ein besonders plastisches Beispiel sind hierfür die immer beliebter werdenden Campusfeste der Universitäten, die von den Studierenden organisiert werden. So ist das Campusfest der Universität Leipzig inzwischen das größte Campusfest Mitteldeutschlands, bei dem im Jahr 2011 an beiden Tagen ca. 15.000 Besucher gezählt wurden (Viva con Agua, 2012). Das Campusfest Leipzig wird mittlerweile sehr professionell organisiert und spielt in einer Liga mit kleinen bis mittelgroßen Festivals. Daher hat sich der die Organisation verantwortende StudentInnenRat der Universität Leipzig fachkundige Unterstützung von der Moritzbastei Betriebs GmbH geholt. Da diese Veranstaltungen dennoch zu großen Teilen von den Studierenden der jeweiligen Universitäten organisiert werden, ergibt sich automatisch eine häufig wechselnde Organisationsmannschaft. Die Studierenden, die ihr Studium abgeschlossen haben, scheiden aus und die neu immatrikulierten Studierenden stoßen dazu. Dadurch scheiden in der Regel die Studierenden mit der meisten Erfahrung aus und nehmen dabei einen großen Erfahrungsschatz über die organisatorischen Abläufe, Notwendigkeiten und Fallstricke mit. Dieses Wissen muss zeitaufwändig an die nachfolgende Generation weitergegeben werden oder geht im schlimmsten Fall ganz verloren, so dass bewährte Vorgänge in Vergessenheit geraten oder bereits gelöste Probleme wieder auftreten.

Es liegt also auf der Hand, dass eine möglichst effiziente Weitergabe bzw. Speicherung des erlangten Prozesswissens ein entscheidender Vorteil für die dauerhafte erfolgreiche Durchführung solcher Veranstaltungen wie dem Campusfest ist. Bisher erfolgt die Weitergabe des Wissens durch Office-Dokumente bzw. in Form von Aktenordnern. Zusätzlich wird in der Regel dafür gesorgt, dass im Organisationsteam des Campusfests mindestens eine erfahrene Person ist. Vor allem die papierbasierte Weitergabe des Wissens resultiert in hohem Einarbeitungsaufwand für Neueinsteiger. Dieser Fakt wird noch dadurch verstärkt, dass das Campusfest durch seine politische Ausrichtung gewissen Restriktionen unterliegt (z.B. betreffend die Bandauswahl und die Auswahl von Sponsoren).

Eine Möglichkeit des strukturierten Bewahrens des Prozesswissens ist die Abbildung der Prozesse mit einer Prozessmodellierungssprache wie BPMN , die seit 2006 offiziell ein OMG-Standard ist. BPMN dient der grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie besitzt eine formale Syntax und teilweise auch formale Semantik. Daher lassen sich Prozesse eindeutig beschreiben. Die BPMN richtet sich explizit auch an fachfremde Personen; dadurch ergibt sich eine recht flache Lernkurve, um Prozesse anschaulich abzubilden und zu verstehen. Auf diese Weise kann man die bei der Organisation gemachten Erfahrungen verstetigen und durch eine fortwährende Anpassung des Prozessmodells an sich verändernde Gegebenheiten oder neuer Event-Ideen an aktuelle Gegebenheiten anpassen.

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